Interim Directiesecretaresse – Utrecht

Omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Directiesecretaresse (24 – 32 uur)

Locatie: Utrecht
Startdatum: zsm
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 – 32 uur
ZZP mogelijk: Ja
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 24 april 2024 om 16:00 uur

Door interne ontwikkelingen heeft onze directiesecretaresse meer handjes nodig!! Zij kan je hulp goed gebruiken bij het uitvoeren van de dagelijkse en extra taken. Je primaire verantwoordelijkheid is het bieden van excellente secretariële ondersteuning samen met de directiesecretaresse aan de algemeen directeur/secretaris. Samen ontzorgt je de directeur zodat zij zich optimaal op haar taken kan richten. Je bent in staat om flexibel in te spelen op de situatie als de omstandigheden daarom vragen en je hebt geen 9-tot-5-mentaliteit. Je bent een aanpakker, toekomstgericht, digitaal vaardig en krijgt zaken voor elkaar. Je werkt samen met de directiesecretaresse in een klein team rond de directeur ook nauw samen met de directieadviseur.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Je vraagt door en durft kritisch te zijn op de (vergader)verzoeken;
• Zorgen dat de directeur tijdig over de juiste (vergader)stukken en informatie beschikt;
• Bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten en het stellen van prioriteiten daarin;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het kritisch controleren van de ter ondertekening aangeboden correspondentie. Je bewaakt de archivering van in- en externe post;
• Het organiseren van ontvangsten, (afscheids)bijeenkomsten en (buitenlandse) reizen van de algemeen directeur en het directieteam.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de secretariële richting;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen een politiek/bestuurlijke (overheid) omgeving in de afgelopen 10 jaar;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en MS teams;
• Beschikbaar om te werken de woensdag en vrijdag;
• Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: dinsdag 23 april 2024