Management Assistent Faculteitsbestuur

Functieomschrijving

Ben jij die ervaren managementassistentie, die gewend is om agenda’s en mailboxen te beheren? En vind je het leuk om in een internationale omgeving werkzaam te zijn, lees dan snel verder!

Wij zijn voor de Rijksuniversiteit Groningen (afdeling Leeuwarden) per direct op zoek naar een ervaren Management-/Office Assistent Faculteitsbestuur (0,8-1,0 fte)

Wat bieden wij jou

• Bruto tot wel € 3636,- per maand o.b.v. ervaring!
• Tijdelijke tot 2025 met kans op verlenging!
• 32 of 36 uur werken, zelf kiezen!

Wie ben jij

Om de rol van management-/office assistent zo goed mogelijk te kunnen vervullen, moet aan een aantal functie-eisen worden voldaan, te weten:

• Je hebt een secretariële opleiding op mbo+-niveau afgerond;
• Je hebt minimaal vijf jaar secretariële werkervaring, het liefst in een onderwijsorganisatie;
• Je kunt goed omgaan met MS Office en leert snel, waardoor je ook programma’s als AFAS en Corsa vlug onder de knie hebt;
• Je Nederlands en je Engels zijn uitstekend (minimaal B2-niveau), zowel mondelingals schriftelijk.

Wat ga je doen

Samen met je directe collega ondersteun je het Faculteitsbestuur en ben je aanspreekpunt voor zowel medewerkers, relaties als gasten van het Faculteitsbestuur en de Directeur Onderwijs. Je schakelt daarbij snel tussen de verschillende soorten werkzaamheden en vragen en houdt oog voor de verschillende stijlen en behoeftes van medewerkers. Met je kennis van systemen en processen weet je hoe je voor een optimale dienstverlening zorgt. Je hebt overzicht over de taken die voorhanden zijn, dan wel in de nabije toekomst moeten worden opgepakt. Met name het maken van afspraken doe je vlot en foutloos. Daarnaast behoren onderstaande taken tot je verantwoordelijkheid:

• Het uitvoeren van secretariële en bestuurlijk-organisatorische taken;
• Het beheren van agenda’s en mailboxen, het onderhouden van (online) contact met diverse collega’s (zowel intern als extern) en het anticiperen op komende afspraken;
• Het ondersteunen bij de voorbereiding van overleggen, regelen van geschikte vergaderlocaties en het boeken van gepaste catering;
• Het notuleren bij de wekelijkse vergaderingen van het Faculteitsbestuur en incidenteel bij andere overleggen. De vergaderingen en verslaglegging vinden in het Engels plaats;
• Het oplossen van onverwachte situaties en operationele vraagstukken in de ondersteuning;
• Het uitvoeren van enkele HR-gerelateerde zaken, zoals het administratief afhandelen van de aanstelling van student-assistenten en het plannen van Resultaat & Ontwikkelings-gesprekken.

Waar ga je werken

Als management-/office assistent bij Campus Fryslân werk je voor een internationale faculteit van de RUG. In veel gevallen is de voertaal Engels. De Campus heeft in totaal ruim 80 medewerkers, zowel uit binnen- als buitenland. We zijn gevestigd in het prachtige gebouw De Beurs, op loopafstand van het station. Samen met zo’n 350 studenten en 40 promovendi vormen we een kleinschalige gemeenschap waar het prettig werken is.

RUG/Campus Fryslân is een van de elf faculteiten van de RUG en kent zelf verschillende afdelingen, waar de ondersteunende Professional Staff er een van is.

Sollicitatie

Lijkt deze functie je wat? Solliciteer dan direct via de button!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent

Sollicitatieprocedure
Je solliciteert via Tempo-Team, leuk! Om je sollicitatie af te ronden, maak je de eerste keer eenvoudig een account aan. Via je 'mijn Tempo-Team' account log je gemakkelijk in en solliciteer je de volgende keer nog eenvoudiger. Daarnaast vind je in je account de voortgang van je sollicitatie(s) en je persoonlijke gegevens. Dé manier dus om de best passende baan te vinden!