Managementondersteuner

Functieomschrijving

Een soepel proces ontstaat nooit vanzelf. Daar ben jij je als managementondersteuner volledig van bewust. Goed agendabeheer, verslaglegging en afstemming met verschillende contacten zijn belangrijke taken om onze directie te ontzorgen. Jij helpt met het verder professionaliseren van werkzaamheden en van het stafbureau. Zo werk je vanuit Den Haag en vanuit huis (hybride) aan een efficiënte ondersteuning van ons management.

Wat ga je doen als managementondersteuner?

“Bij PDO zijn we met elkaar continu in ontwikkeling om bij te dragen aan een transparanter VWS.” Linda Van Leeuwen, MT-lid

Samen met twee andere managementondersteuners ben je verantwoordelijk voor het ontzorgen van de directie op organisatorisch en administratief gebied. Je zet je in voor de programmadirectie Openbaarheid (PDO) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Binnen de directie werken juristen aan het openbaar maken van informatie over COVID-19. Voor onze directie beheer jij als managementondersteuner de agenda en voer je verschillende administratieve werkzaamheden uit. Daarnaast verzorg je de opmaak van documenten, zoals nota’s en brieven en ben je verantwoordelijk voor de verspreiding naar de juiste contactpersonen. Vanuit jouw positie heb je een verbindende rol in de organisatie en verlopen onze werkzaamheden soepel en efficiënt.

Functie-eisen

• Mbo-werk- en -denkniveau;
• Ervaring als managementondersteuner of secretaresse. Als je deze ervaring binnen de rijksoverheid hebt opgedaan, is dat een pre;
• Kennis van digitale documentatiesystemen. Kennis van het programma Marjolein is een pre;
• Aantoonbare ervaring met het werken in Word en Outlook.

Herken jij jezelf hierin?
Je werkt gestructureerd en bent communicatief vaardig. Als managementondersteuner is het belangrijk dat je het overzicht houdt. Je bent immers de spil in onze organisatie en bent verantwoordelijk voor een duidelijke agenda. Als collega ben je sociaal en prettig om mee samen te werken. Mensen om jou heen omschrijven jou als integer en betrokken. Op een dienstbare wijze vervul jij je rol, waarbij je in staat bent om adequaat met verschillende functieniveaus om te gaan. Met jouw geordendheid breng je rust in een werkomgeving waar veel gebeurt. Daarnaast leer je snel en kun je bijvoorbeeld makkelijk met nieuwe systemen werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau schaal 7
• Maandsalaris
  Min €2.734 – Max. €3.529 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
• voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
• veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
• je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Neem contact op met Thomas Bakker, MT-lid, via het secretariaat: [email protected]
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen;
• Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan kunnen wij na het eerste interview referenties opvragen bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De programmadirectie Openbaarheid (PDO) is een tijdelijke directie waar meer dan 100, veelal jonge, juristen werken aan het openbaar maken van de informatie met betrekking tot corona. Alle verzoeken om informatie die op basis van de Wet open overheid (Woo) bij het ministerie worden ingediend die over corona gaan, komen bij deze directie terecht. Het is een dynamische directie waar zowel mensen in dienst van VWS als mensen op basis van externe inhuur werken. Als managementondersteuner ben je onderdeel van de staf, met onder andere de beide andere managementondersteuners en de directiesecretaris.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Thomas Bakker, MT-lid

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

VWS Talentcenter