Schulsekretär (m/w/d) (E 5 TVöD) (477/2024)

Stellenausschreibung

Der Fachbereich Bildung ist einer der größten Fachbereiche der Stadtverwaltung und sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Unterstützung für die Abteilung Schule. Die Aufgaben des Fachbereichs Bildung untergliedern sich in zwei Arbeitsgebiete: Die Kinder- und Jugendhilfe als Teil des Fachbereichs ist vorrangig für alle Aufgaben nach dem Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) und dem Kinder- und Jugendhilfegesetz (KJHG) als öffentlicher Träger der Jugendhilfe der Stadt Halle (Saale) zuständig. Kinder und Jugendliche sollen gesund und beschützt aufwachsen. Bei Bedarf werden die Eltern und Familien dabei in der Erziehung, Betreuung und Bildung ihrer Kinder beraten und unterstützt. Vorbeugende, auf Freiwilligkeit beruhende, familienunterstützende Angebote und konkrete Hilfen tragen dazu bei, die Lebenssituation von Familien zu verbessern und Kinder und Jugendliche stark zu machen. Im zweiten umfangreichen Arbeitsgebiet erbringt der Fachbereich Leistungen im Bereich der öffentlichen Schulverwaltung. Die Schulverwaltung setzt die äußeren Schulangelegenheiten um und erfüllt die Pflichten des Schulträgers der Stadt Halle (Saale) für die derzeit 64 kommunalen Schulen auf dem Stadtgebiet.

Ihre Aufgaben sind

• Sie leiten und koordinieren das Schulsekretariat
• Sie nehmen operative Aufgaben wahr (u. a. schriftliche Korrespondenz, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Telefondienst, Führen der Schülerdatei, Statistik, Registratur, Archiv, Terminkoordination und Protokollführung)
• Sie überwachen das Schulbudget
• Sie beschaffen und verwalten Materialien
• Sie sind Ansprechpartner (m/w/d) für Eltern, Schüler, Lehrer (m/w/d), die Schulleitung, Behörden und Betriebe
  
  

Der Einsatz erfolgt in Schulen, die sich in der Trägerschaft der Stadt Halle (Saale) befinden. Im Rahmen der Tätigkeit ist die Erarbeitung der Ferienüberhangzeiten gemäß geltender Arbeitszeitregelung für die Schulsekretariate erforderlich.

Unsere Anforderungen

Erforderlich Ist

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige bzw. eine kürzere gleichgestellte kaufmännische Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I
  
  

Erwünscht Sind

• Berufserfahrung im Bereich Bürotätigkeit, Assistenz oder Sekretariatsarbeit
• Kenntnisse im Schulgesetz und kommunalen Haushalts- und Kassenrecht des Landes Sachsen-Anhalt
• Kenntnisse der DIN 5008
• Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen Word, Excel und Outlook
• sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit, hohe Motivation und Flexibilität
• Organisationsvermögen und Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
• gute Umgangsformen sowie ein freundliches und ausgeglichenes Auftreten
  
  

Im Falle Einer Einstellung Sind Nachzuweisen

• ein erweitertes Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde nach
• 30a BZRG (ohne Vorstrafen)
• eine Bescheinigung gemäß
• 20 Abs. 8 bis 11 Infektionsschutzgesetz (z. B. Impfung gegen Masern)
  
  

Wir bieten Ihnen

• ein unbefristetes sowie mehrere nach
• 14 Abs. 1 TzBfG befristete Beschäftigungsverhältnisse in der Entgeltgruppe 5 TVöD (ab 2.928,99 € bis 3.570,28 € brutto)
• eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit ist möglich). Im Einzelfall kann es sein, dass die wöchentliche Arbeitszeit einer vakanten Stelle weniger als 39 Stunden beträgt.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
• attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
• Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
• gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
• eine umfassende Einarbeitung
• Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing
  
  

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.

Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.

Stadt Halle (Saale)

Der Oberbürgermeister

Kontaktinformationen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 13. Oktober 2024. Die Bewerbung ist auf unserer Homepage www.karriere.halle.de möglich.

Für fachspezifische Fragen steht Ihnen Susan Schumann, Teamleiterin Personal Schulen, unter der Telefonnummer 0345 221-3118 zur Verfügung. Organisatorische Fragen beantwortet Ihnen Oliver Hoppe im Fachbereich Personal unter der Telefonnummer 0345 221-6145.