Assistenz der Kaufmännischen Betriebsleitung, Steuerungsunterstützung

Entgeltgruppe: EG 9a TVöD-V
Beschäftigungsart: befristet bis 08.01.2026 im Rahmen einer Vertretung
Arbeitszeit: Teilzeit (25 Std./Woche)
Bewerbungsfrist: 13.10.2024

Die Bühnen und Orchester der Stadt Bielefeld gehören mit acht Spielstätten in drei Häusern (Stadttheater, Theater am Alten Markt, Konzerthaus Rudolf-Oetker-Halle) zu den größten Kultureinrichtungen in Nordrhein-Westfalen. Das Mehr-Sparten-Haus mit Musiktheater, Tanz, Schauspiel, Orchester, Konzerthaus und dem Vermittlungsbereich jungplusX unter der Leitung von Michael Heicks, Nadja Loschky (Intendanz) und Stefanie Niedermeier (Verwaltungsdirektion) ist bekannt für den "Bielefelder Weg": Mit innovativen Angeboten, flachen Hierarchien, diversitätsorientierter Ausrichtung und offener Kommunikation auf allen Ebenen bringen rund 370 Mitarbeitende über 600 Veranstaltungen pro Spielzeit auf die Bühne. Wir bieten Ihnen:

• ein offenes Haus mit Freude am künstlerischen Erfolg, flachen Hierarchien und kreativem Austausch in wertschätzender Arbeitsatmosphäre
• einen Arbeitsplatz im Herzen der Innenstadt
• hohe Lebens- und Freizeitqualität in der Stadt Bielefeld/Ostwestfalen (rd. 350.000 Einwohner/innen) in unmittelbarer Nähe zum Teutoburger Wald
• eine geregelte wöchentliche Arbeitszeit
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten der Stadt Bielefeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement
• Mitarbeiterkonditionen beim Job-Ticket
• betriebliche Altersversorgung
• vermögenswirksame Leistungen

Ihre künftigen Aufgaben

1. Steuerungsunterstützung der kaufmännischen Betriebsleitung, insbesondere

• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft (u.a. Telefonate, Termin- und Dienstreisekoordination)
• Zusammenstellung von entscheidungsrelevanten Informationen
• Antragstellung in behördlichen Genehmigungsverfahren (Bewilligungen Jugendarbeitsschutzgesetz, Sondernutzungserlaubnisse)
• Administrative Aufgaben im Gesundheitsmanagement der Bühnen und Orchester
• Übernahme von GEMA-Abrechnungen

2. Fördermittelmanagement

• Administratives und finanztechnisches Projektmanagement (Federführung bei der Antragstellung, Koordinierung der Projektdurchführung, rechtssichere Erstellung der Verwendungsnachweise)
• Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen, internen und externen Projekt- und Kooperationspartnern sowie mit Fördermittelgebern
• Controlling und Überwachung der Einhaltung der förder- und haushaltsrechtlichen Vorgaben im Sinne eines qualitätssichernden Risikomanagements
• Recherche und fachliche Bewertung öffentlicher und privater Fördermittel
• Beratung der künstlerischen Sparten und Projektverantwortlichen über bestehende Förderprogramme

3. Kaufmännische Geschäftsführung der theatereigenen Ballettschule und des Kinder- und Jugendchores, Zusammenarbeit mit den jeweiligen künstlerischen Leitungen

Ihre Qualifikation

Das müssen Sie mitbringen

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Verwaltungslehrgang I
• Bereitschaft, sich in die komplexe Aufgabenstellung des Zuwendungsrechts und der Fördervoraussetzungen einzuarbeiten
• Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise, sehr gutes Zeitmanagement
• Sicheres und fachkompetentes Auftreten, Diskretion
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Gute kommunikative Fähigkeiten, insbesondere in der engen Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen und Fördermittelgebern
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, Word, Outlook)

Überzeugen Sie uns auch mit diesen Kompetenzen

• Erfahrungen im Projektmanagement
• Freude am Umgang mit Menschen und Arbeiten im Team
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative