Assistant Across Office (m/w/d)

Stelleninformationen

Universitäten

Qualifikationsebene: Bachelor, Diplom (FH/BA) und vergleichbar

Dienstort: Chemnitz

Anstellungsverhältnis: befristet

Bewerbungsfrist: 17.12.2024

Kennziffer:

Bewerbungsadresse

http://mytuc.org/sjrr

E-Mail: http://mytuc.org/sjrr

Die Technische Universität Chemnitz hat sich als innovative Wissenschafts- und Bildungseinrichtung etabliert, die sich den Herausforderungen im Wettbewerb zwischen den Hochschulen bewusst stellt. Sie bietet Persönlichkeiten mit ausgewiesener fachlicher Kompetenz, die konstruktiv an der innovativen Weiterentwicklung mitwirken möchten, attraktive Arbeitsplätze. Im internationalen Kontext verfolgt die Technische Universität Chemnitz diese Ziele als koordinierende Einrichtung der Europäischen Hochschulallianz “Across”.

Across verkörpert die Vision einer grenzüberschreitenden europäischen Universität und vereint neun Partneruniversitäten in vier Grenzregionen Europas. Unsere einzigartige Zusammenarbeit ermöglicht es uns, grenzüberschreitende Herausforderungen anzugehen, die sich aus steigenden Mobilitätsanforderungen sowie den rechtlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Unterschieden in Grenzregionen ergeben. Across verfolgt das Ziel, diese Herausforderungen durch eine Vielzahl innovativer Aktivitäten zu bewältigen, die von 16 Task Teams durchgeführt werden, an denen Mitglieder aller Partneruniversitäten beteiligt sind.

Zur Unterstützung dieser Aktivitäten stellt das Across Office eine erfolgreiche Umsetzung des Erasmus+ Projekts sowie eine effiziente und effektive Verwaltung der Allianz sicher. Als koordinierende Institution von Across bietet die Technische Universität Chemnitz die folgende Position an (vorbehaltlich der Genehmigung und Bereitstellung von Drittmitteln durch den Drittmittelgeber):

Assistant Across Office (m/w/d)

(100%, bis EG 9b TV-L)

Die Stelle ist befristet vom 01.01.2025/ nächstmöglichen Zeitpunkt bis zum 31.12.2028 zu besetzen (mit der Möglichkeit einer Weiterbeschäftigung abhängig von einer Weiterförderung).

Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder Gleichgestellte nach Maßgabe des SGB IX vorrangig berücksichtigt. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Hauptaufgaben

• Organisation des Across Office und administrative Unterstützung der Projektleitung der TU Chemnitz im Rahmen von Across: insbesondere Reisemanagement, Koordination von Besprechungen, Sicherstellung administrativer Abläufe, Korrespondenz mit internen und externen Partnern sowie Daten- und Wissensmanagement.
• Administrative Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen des Across Rectors Board und des Across Executive Board (z. B. Vorbereitung von Dokumenten, Protokollführung, Weitergabe der Protokolle).
• Organisation und Sicherstellung des Allianz- und Projekt-Monitorings sowie Unterstützung bei der Erstellung von Berichten.
• Eventmanagement: Vorbereitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Across-Veranstaltungen, die vom Across Office in Abstimmung mit den lokalen Organisatoren
  
  

durchgeführt werden (z. B. Strategie-Workshops, Informationsveranstaltungen, Summer Schools), einschließlich Teilnehmerverwaltung, Gästebetreuung und Erstellung von Umfragen.

• Unterstützung bei der Konzeption, Gestaltung und Umsetzung der internen und externen Kommunikation.
  
  

Ihr Profil

• Bachelorabschluss in einem relevanten Studiengang bzw. abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Bereich und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben/ Prozesse angemessen zu priorisieren und gleichzeitig zu bearbeiten, mit ausgeprägten Planungs- und Koordinationsfähigkeiten.
• Grundverständnis für rechtliche und budgetäre Angelegenheiten, die für die Verwaltung einer akademischen Allianz relevant sind.
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und Planung von Dienstreisen; Kenntnisse der relevanten gesetzlichen Vorschriften auf EU- und nationaler Ebene (insbesondere des SächsRKG) sind von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten, Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe, zuverlässige, eigenständige und loyale Arbeitsweise.
• Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und im Umgang mit verschiedenen Kulturen in verteilten Teams sowie ausgezeichnete schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse; eine zusätzliche Across-Sprache ist von Vorteil.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details sowie stets genaue und gründliche Aufgabenbearbeitung, sodass alle Arbeiten hohen Qualitätsstandards und festgelegten Richtlinien entsprechen.
• Versiert im Umgang mit modernen digitalen Tools, insbesondere Microsoft Office, Cloud-Dokumentenspeicherung und Projektmanagement-Tools.
• Reisebereitschaft ins Ausland.
  
  

Wir bieten

• Die Möglichkeit, in einer transnationalen strategischen Allianz von neun forschungsstarken Universitäten zu arbeiten und eine neue Qualität der Zusammenarbeit in einem breiten Spektrum an Aktivitäten zu fördern.
• Ein englischsprachiges Arbeitsumfeld, in dem Sie einen wesentlichen Beitrag zu unserer Vision einer europäischen Universitätsallianz leisten.
• Wettbewerbsfähige Vergütung bis zur EG 9b TV-L (Tarifvertrag der Länder), sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Flexible Arbeitszeiten und Optionen für mobiles Arbeiten.
• Optionales Jobticket (ÖPNV deutschlandweit).
• 30 Tage bezahlter Urlaub bei einer 5-Tage-Woche.
• Modernes digitales Arbeitsumfeld.
  
  

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache. Bitte laden Sie die üblichen Unterlagen bis spätestens 17.12.2024 als ein einziges kombiniertes PDF-Dokument unter folgendem Link hoch:

http://mytuc.org/sjrr

Fragen zur Position können gerichtet werden an:

Dr. Benny Liebold

across-office[AT]lists.tu-chemnitz.de

Weitere Informationen zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie unter

https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/personal/public/Datenschutz/dse_dp.html .

Open Position

Chemnitz University of Technology is an established innovative scientific and educational institution, which takes on the challenges connected with the competition between the universities. It offers attractive employment for personalities with proven scientific excellence who want to contribute to the further innovative development. In the international context, Chemnitz University of Technology pursues these goals as the coordinating institution of the European University Alliance “Across”.

As a European University Alliance,

Across embodies the vision of a European Cross-Border University, encompassing nine partner universities across four border regions in Europe. Our unique collaboration allows us to address cross-border challenges arising from increased mobility demands and the legal, economic, and cultural disparities across national borders. Across aims to tackle these challenges through a variety of innovative activities carried out by 16 Task Teams, each with members from all partner universities.

Supporting these activities, the Across Office ensures successful implementation of an Erasmus+ project as well as efficient and effective operation of the alliance governance. As the coordinating institution of Across, Chemnitz University of Technology offers the following position (subject to the approval and provision of third-party funding by the funding organisation):

Assistant Across Office (m/f/d)

(100%, up to 9b TV-L)

The fixed-term employment is scheduled to begin on 01.01.2025/ at the earliest possible date and limited until 31.12.2028 (with the possibility of reappointment depending on further funding).

In cases of equal qualification, applicants with severe disabilities or those with equivalent status will be given preferential consideration in accordance with the German Social Code, Book IX (SGB IX). The position is generally suitable for part-time employment. In the case of relevant applications, it will be assessed whether part-time requests can be accommodated within the scope of operational possibilities.

Key Responsibilities

• Organisation of the Across Office and administrative support of TU Chemnitz project leadership in matters regarding Across: in particular, travel management, meeting coordination, ensuring administrative processes, corresponding with internal and external partners, data and knowledge management
• Administrative preparation of the sessions of the Across Rectors Board and Across Executive Board and follow-up (e.g., preparing documents, taking and sharing minutes)
• Organizing and ensuring alliance and project monitoring as well as support of the preparation of reports
• Event management: preparation and follow-up of national and international Across events carried out by the Across Office in coordination with the local organizers (e.g. strategy workshops, information events, summer schools), including participant management, guest support and creation of surveys
• Support conception, design and realisation of the internal and external dissemination.
  
  

Your Profile

• Bachelor’s degree in a relevant study program or completed vocational training in a relevant field including qualification through existing professional skills and relevant work experience.
• Ability to prioritize multiple tasks/processes adequately and manage them simultaneously with strong planning and coordination abilities.
• Basic understanding of legal and budgetary matters relevant to managing an academic alliance.
• Experience in the organisation of events and planning of business trips, knowledge of relevant legal regulations at EU and national level (in particular the SächsRKG) is an advantage.
• Strong communication and teamwork skills, organizational talent, ability to grasp things quickly, reliable, independent and loyal way of working
• Enjoy working in an international environment and engaging with diverse cultures in distributed teams with excellent written and spoken German and English; an additional Across language is a plus.
• Attention to detail and strong capacity to maintain accuracy and thoroughness in all tasks, ensuring that all work meets high-quality standards and adheres to established guidelines.
• Proficiency in state-of-the-art digital tools, in particular Microsoft Office, cloud document storage, project management tools.
• Availability to travel outside of Germany.
  
  

We Offer

• The opportunity to work in a transnational strategic alliance of nine research-intensive universities, fostering a new quality of cooperation across a broad spectrum of activities.
• An English-speaking work environment, where you will be a crucial interface between university members and political/business partners, contributing significantly to our vision of building a European University Alliance.
• Competitive remuneration corresponding up to TV-L E9b (Federal States of Germany collective labour agreement), along with an occupational pension scheme (VBL)
• Flexible working hours and mobile working options.
• Optional Job ticket (local public transport Germany-wide).
• 30 days of paid leave with a 5-day working week.
• State-of-the-art digital ecosystem.
  
  

We are looking forward to your application in English language. All applications with the usual documents need to be uploaded as a single combined PDF file under the following link no later than 17 December 2024:

http://mytuc.org/sjrr

Questions on the position can be directed to:

Dr. Benny Liebold

across-office[AT]lists.tu-chemnitz.de

You can find the relevant information on the collection and processing of personal data at

https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/personal/public/Datenschutz/dse_dp.html .