Secretaresse - Strategie Talent en Bedrijfsvoering

Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie


Datum: 2 weken geleden
Stad: Den Haag, Zuid-Holland
Contract type: Voltijd
Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie
Functie­omschrijving

Ben jij de secretaresse die er voor weet te zorgen dat de werkweek van de directie op rolletjes loopt? Denk jij graag mee en houd jij het overzicht met - en voor - management en directie? Weet jij hun grenzen, en die van jezelf te bewaken waar moet en ben je flexibel en toegankelijk waar kan?

Als secretaresse kom je te werken in het Team Ondersteuning van het onderdeel Strategie, Talent en Bedrijfsvoering (STB). Dit team is nog volop in ontwikkeling en dat biedt jou een afwisselende baan waar je impact kan maken door hieraan te helpen bouwen.

Jouw eerste focus zal liggen op het complexe agendabeheer van 1 a 2 managers of directeuren van Rijksorganisatie ODI. Je werkzaamheden zijn uiteenlopend en betreffen vooral administratieve en bedrijfsvoeringstaken maar ook op jouw organisatie talent wordt een beroep gedaan.

Daarnaast springen jij en jouw collega’s binnen Team Ondersteuning ook voor elkaar in waar nodig, zodat alles op rolletjes loopt voor de diverse organisaties en teams binnen ODI.

Praktische zaken zijn bij jou in goede handen en je krijgt er energie van om te ontzorgen, te organiseren en bent een zichtbare en betrouwbare collega. Je hebt hier ook een signalerende functie voor zaken die beter kunnen en ziet kansen. Je aarzelt niet om door te vragen totdat zaken duidelijk voor je zijn.

Concrete werkzaamheden waar je aan kunt denken:

  • Verantwoordelijk voor het beheer van de agenda van 1 a 2 collega’s van het management/ de directie.
  • Het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten. Hierbij zorg jij dat alles van begin tot eind is geregeld (agenda uitnodigingen, aanmelden bezoekers, catering etc).
  • Ondersteunen bij HR- gerelateerde werkzaamheden zoals de in- en uitstroom en ziekmeldingen van collega’s.
  • Ondersteunen in het inkoop en facturatieproces.
  • Ondersteunen in de organisatie van verschillende activiteiten en evenementen.

Functie-eisen

Wie ben jij?

Jij bent de steun en toeverlaat van de manager(s), directeur(en) en je collega’s. Een echte doener met een no-nonsens mentaliteit die ook zelfstandig kan werken en weet wat er speelt binnen de organisatie en in het team.

Jij bent de spil tussen de (project-) medewerkers, staf en management. Daarom is ervaring in een projectorganisatie een grote pre en is het belangrijk dat je gemakkelijk contact legt, communicatief sterk bent en om kunt gaan met onverwachte of veranderende situaties. In deze situaties weet je de rust te bewaren, snel te schakelen met je collega’s en kun je zelfstandig de juiste prioriteiten stellen en uitvoeren en weet je je grenzen te bewaken.

Daarnaast breng je mee:

  • Je hebt minimaal mbo-werk en denkniveau.
  • Je hebt enige werkervaring als bijvoorbeeld management assistent of secretarieel ondersteuner in een complexe, grote organisatie.
  • Je hebt ervaring met agendabeheer en het afhandelen van administratieve taken
  • Je schrijft en spreekt goed Nederlands.
  • Je kunt goed werken met Outlook en Excel en maakt je andere systemen snel eigen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau

schaal 7



Maand­salaris: Min €2734 - Max €3529

Hoe te solliciteren

Om op deze vacature te solliciteren, moet u machtigen op onze website. Als je nog geen account hebt, registreer je.

Plaats een CV

Vergelijkbare vacatures

Collectiespecialist Nederlandse cultuur

Koninklijke Bibliotheek (KB), nationale bibliotheek van Nederland, Den Haag, Zuid-Holland
1 dag geleden
FunctieomschrijvingWaar het laatste boek van Saskia Noort, erfgoeddata en OCR samenkomen. Dat is de KB in Den Haag. En het is de plek waar jij als collectiespecialist Nederlandse cultuur ervoor zorgt dat onze collectie een zo compleet mogelijke weerspiegeling is van het geheel van cultuur uit Nederland. Je diept bekende, maar ook minder bekende verhalen op uit onze collectie. Ook...
Koninklijke Bibliotheek (KB), nationale bibliotheek van Nederland

Frontend (React) Developer | SaaS, Den Haag

Haystack People, Den Haag, Zuid-Holland
1 week geleden
Would you love to work almost fully remote? (1x per week)Would you like to work in a SaaS Healthcare company?Would you like to earn a salary till 5000 euro's? If so? Read further!This role does provide Visa Sponsorship!Company ProfileOur client is a rapidly growing company that specializes in designing and developing innovative digital healthcare products that are decentralized, standardized, and...
Haystack People

Assistent Storemanager 38 uur Den Haag

Howard Payne University, Den Haag, Zuid-Holland
3 weken geleden
Locatie: Den HaagContactZo Kun Je Me BereikenE-mail : [email protected] van je werk een sport als Assistent StoremanagerBen jij een motiverende teamplayer met commercieel inzicht? Dan scouten we jou graag voor de rol van assistent storemanager in onze Intersport Twinsport-winkel in DEN HAAG. Solliciteer nu!Fuultime - 32-38 uur per weekJij bent een gedreven teamplayer met commercieel inzichtSamen met de storemanager van...
Howard Payne University