Ondersteuning directiesecretaris, Weert

Wat ga je doen?

Jij zorgt voor de administratieve voorbereiding en afhandeling van de wekelijkse vergaderingen van het college van burgemeester & wethouders in de gemeente Weert. Je werkt hierbij intensief samen met de directiesecretaris en het bestuurssecretariaat.

Je bent een spil in de voorbereiding van de vergaderingen. Je zorgt ervoor dat de juiste documenten op tijd klaar staan. Verder heb je ook een belangrijke rol in de afhandeling van de besluitvorming en de openbaarmaking daarvan. Afhandeling vindt plaats in onze digitale systemen, maar ook fysiek.

De Werkzaamheden Omvatten

• Voorbereiden vergadering in diverse applicaties
• Zorgdragen voor ondertekening, digitalisering en waar nodig anonimisering
• Vastleggen van besluitvorming in diverse applicaties
• Terugkoppeling naar stellers van voorstellen
• Zorgdragen voor tijdige openbaarmaking van documenten
• Monitoren van activiteiten, maken en bijhouden van diverse overzichten, zoals activiteitenoverzicht en overzicht WOO-verzoeken
  
  

Daarnaast signaleer en organiseer je efficiëntere en effectievere (gedigitaliseerde) werkprocessen (mee). Kunnen we het ook slimmer, sneller en makkelijker doen, is daarbij de vraag.

Wij zoeken een ondersteuner die accuraat, kordaat, samenwerkingsvaardig en digivaardig is. Je acteert flexibel en schakelt snel.

Functie-eisen

Eisen:

• Wat vragen wij?
• Je hebt ervaring als bestuursondersteuning bij een overheidsinstelling.
• Je hebt ervaring met vergaderapplicaties en zaaksystemen.
  
  

Wij verwachten dat je voornamelijk fysiek aanwezig bent. Je start bij voorkeur in de tweede week van mei. Op dinsdag 7 mei vindt de briefselectie plaats en op vrijdag 10 mei zijn de gesprekken.

5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer