Executive Assistant

English text below

Executive Assistant, dit is je uitdaging!

Als Executive Assistant bied je proactieve ondersteuning aan de CEO van Nestlé Nederland en de CFO van Nestlé Nederland, België en Luxemburg (BeNeLux). Dit omvat het beheren van agenda's, plannen van vergaderingen, afhandelen van correspondentie, organiseren van reizen en beheren van administratieve taken. De Executive Assistant speelt een cruciale rol bij het stroomlijnen van dagelijkse activiteiten en het faciliteren van een efficiënte werkomgeving voor de leidinggevenden. Daarnaast wordt er ook ondersteuning geboden bij administratieve taken binnen de afdeling Human Resources.

Als Executive Assistant heb je de volgende verantwoordelijkheden:

• Agenda beheer;
• Coördineren van de jaarlijkse vergadercyclus;
• Uitvoeren van alle benodigde organisatorische taken;
• Coördineren en organiseren van reizen;
• Bieden van administratieve en secretariële ondersteuning;
• Administratie: beheer van PO proces in SAP met bijbehorende budgetbewaking;
• Zorgen voor effectieve interne en externe communicatie.
  
  

Als Executive Assistant rapporteer je aan de CEO van Nestlé Nederland en bied je ook ondersteuning aan de CFO van Nestlé Benelux en de afdeling Finance Benelux.

Dit breng jij voor de vacature Executive Assistant mee:

• Ervaring in het effectief beheren van agenda’s, coördineren van vergadering en optimaliseren van tijd voor leidinggevenden
• Ervaring in het organiseren van evenementen, managen van projecten en coördineren van logistiek;
• Ervaring in het werken van een snel veranderende werkomgeving;
• Ervaring met Microsoft Office en SAP;
• Goed begrip en ervaring in het gebruik van digitale tool en technologie;
• Belangrijke eigenschappen: servicegericht, oog voor detail, discretie, vertrouwelijkheid, probleemoplossend vermogen en proactiviteit;
• Vloeiend in woord en geschrift in de Nederlandse en Engelse taal.
  
  

De vacature biedt meer dan alleen een uitdaging:

• Een fulltime functie (39 uur per week);
• uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand, 25 vakantiedagen en 6 ATV dagen;
• good food, good life activiteiten, zoals dagelijks gratis fruit en groente, een gezond en gevarieerd voedingsaanbod in ons restaurant, korting op een fitness abonnement & Onefit; goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen middels trainingen en coaching;
• een veelheid aan professionele trainings- en ontwikkelingsprogramma’s;
• verschillende carrièremogelijkheden, zowel in Nederland als internationaal;
• professionele werkomgeving, teamgeest, bedrijfstrots en gedreven collega’s.
• je draagt bij aan de missie van Nestlé om de kwaliteit van leven te verbeteren en levert daarmee een bijdrage aan een betere toekomst.
• En uiteraard mag jij je hond meenemen naar kantoor!
  
  

Respect staat centraal in de cultuur van Nestlé, een belangrijk onderdeel daarvan is ruimte voor verschillen. Verschillen in mensen die onze producten kopen én bij ons op de werkvloer. We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom en thuis voelt bij Nestlé, ongeacht je gender, geloof, culturele achtergrond, leeftijd, beperking of van wie je houdt. We zijn ervan overtuigd dat diversiteit leidt tot meer creativiteit en innovatie en onze organisatie vooruithelpt. Daarom werken we actief aan een cultuur en leiderschap dat gelijke kansen biedt voor iedereen!

Vragen?

Onze recruiters staan voor je klaar om je vragen te beantwoorden. Stuur je vraag naar [email protected] en je krijgt binnen 3 dagen antwoord.

Solliciteren naar de vacature Executive Assistant?

Dat kan! Als jouw profiel aansluit op de vacatureomschrijving, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief.

We gebruiken een Artificial Intelligence (AI) Tool om interviews met onze kandidaten in te plannen. Hou dus je mail in de gaten voor de uitnodiging voor een interview! Bij de registratie van je sollicitatie, wordt gevraagd of we je whatsapp berichten mogen sturen; indien je hier ‘ja’ op antwoordt zul je naast berichten per mail, ook communicatie per whatsapp ontvangen. Communicatie via onze AI tool is in het Engels, maar onze recruiters spreken zowel Engels als Nederlands.

Executive Assistant, this is your challenge!

As an Executive Assistant, you provide proactive support to the CEO of Nestlé Netherlands and the CFO of Nestlé Netherlands, Belgium & Luxembourg (BeNeLux)). This includes managing schedules, planning meetings, handling correspondence, organizing travel, and managing administrative tasks. The Executive Assistant plays a crucial role in streamlining daily activities and facilitating an efficient work environment for the executives. Some support is also provided for administrative tasks in the Human Resources Function.

As Executive Assistant you have the following responsibilities:

• provide proactive agenda management for the CEO and CFO. This includes organizing and prioritizing appointments and meetings.
• coordinate annual meeting cycle.
• perform all necessary organizational tasks.
• coordinate and arrange travel logistics.
• provide administrative and secretarial support.
• manage Purchase Order process, including budget monitoring.
• ensure effective internal and external communication.
  
  

As Executive Assistant you report to the CEO of Nestlé Netherlands, you also give support to the CFO of Nestlé Netherlands, Belgium & Luxembourg (BeNeLux) and the Finance BeNeLux department.

What are we looking for in our Executive Assistant?

• experience in effectively managing calendars, coordinating meetings, and optimizing time for executives.
• experience in organizing events, managing projects, and coordinating logistics.
• experience in adapting to changing priorities, handling unexpected situations, and working in fast-paced environments.
• experience with Microsoft Office (PowerPoint, Word) and SAP. Good understanding of and experience in using digital tools and technology.
• important qualities : service-oriented, attention to detail, discretion, confidentiality, problem-solving, proactivity.
• strong written and verbal communication skills. Languages: Fluent in Dutch and English.
  
  

The vacancy offers more than just a challenge:

• a fulltime position (39 hours a week)
• excellent terms of employment, with elements such as a 13th month, 25 holidays en 6 ATV days a year, corporate fitness initiatives, Onefit and many other extra’s.
• a large availability and variety of corporate training and development programs.
• career opportunities, within the Netherlands as well as international.
• an excellent working environment, high team orientation, high brand and company pride, and motivated and ambitious colleagues.
  
  

Respect is at the heart of Nestlé's culture, of which room for differences is an important part. Differences between people who buy our products and in our workplace. We believe it is important that everyone feels welcome and safe at Nestlé, regardless of your gender, religion, cultural background, age, disability or who you love. We are convinced that diversity leads to more creativity and innovation and moves our organization forward. That is why we actively work to create a culture and leadership that offers equal opportunities for all!

Any questions?

Our recruiters would be glad to answer any pending questions. Feel free to send your questions to [email protected] and you will receive an answer within 3 working days.

Applying for the role of Executive Assistant?

Great! If you see a match with the description above, we will be happy to receive your CV and motivational letter. You can upload these via the link.

We use an Artificial Intelligence (AI) Tool to schedule interviews with our candidates. So, keep an eye on your email for the interview invitation! When registering your application, you will be asked if we may send you WhatsApp messages; if you answer 'yes' to this, you will receive communication via WhatsApp in addition to messages via email. Communication through our AI tool is in English, but our recruiters speak both English and Dutch.

Interim CV’s will not be processed.