Order Management (NL/EN) - 40 H

Ben jij nauwkeurig en gestructureerd in je aanpak en blink je uit in plannen en organiseren? Dan is deze functie op jouw lijf geschreven!

Voor onze opdrachtgever zijn we op zoek naar een enthousiaste en zeer gemotiveerde Specialist Orderbeheer met oog voor detail, die het team komt versterken. Je zult een essentiële rol vervullen bij het bieden van de juiste ondersteuning aan onze klanten gedurende de gehele order-to-cash-cyclus. Deze positie vereist sterke communicatieve vaardigheden en probleemoplossend vermogen.

• Organisatie: Je rapporteert aan de Manager Logistiek & Klantenservice van het bedrijf, die belast is met klantenservice, orderbeheer en logistiek management. Het team bestaat uit 4 personen, waarvan 3 Specialisten Orderbeheer verantwoordelijk zijn voor alle orders en gerelateerde activiteiten in de BENELUX en de VS.

• Ordermanagement: Ontvang en verwerk verkooporders, en genereer vervolgens verkoopfacturen voor klanten. Ondersteun klanten bij het plaatsen, volgen, annuleren en aanpassen van bestellingen. Werk nauw samen met de externe logistieke dienstverlener om een nauwkeurige en tijdige orderverwerking te waarborgen.

• Klantinteractie: Onderhoud communicatie met klanten via telefoon, e-mail, chat en diverse communicatiemiddelen om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en informatie te verstrekken over producten of diensten. Handhaaf een vriendelijke en professionele houding, waarbij je actief luistert naar de wensen van de klant.

• Oplossing van problemen: Herken en los klantproblemen op, zoek doeltreffende en tijdige oplossingen. Vergroot de omvang van complexe problemen naar de juiste belanghebbende en volg de vastgestelde procedures.

• Afhandeling van klachten: Behandel klachten en feedback van klanten op een respectvolle en empathische wijze. Zet negatieve ervaringen om naar positieve, met als doel de verwachtingen van de klant te overtreffen.

• Ondersteuning bij incasso: Neem contact op met klanten via telefoon, e-mail en andere communicatiekanalen om openstaande betalingen binnen de gestelde termijnen te innen. Onderhandel indien nodig over terugbetalingsregelingen en behoud een professionele houding bij het beantwoorden van klantenvragen.

• Rapportage: Genereer periodieke en ad-hoc rapporten, waaronder prestatiebeoordelingen van de externe logistieke dienstverlener, debiteurenstatus en voortgang van incasso. Verstrek inzichten en aanbevelingen aan het management voor besluitvorming.

• Beheer van masterdata: Voeg prijslijsten, commerciële en promotionele kortingen per product/klant toe aan het ERP-systeem.

• Samenwerking tussen afdelingen: Werk gezamenlijk met Sales, Marketing en Finance om aan de wensen van klanten te voldoen en verstrek feedback ter bevordering van verbeteringen. Faciliteer de coördinatie van verkoopprognoses en aanvulling van producten voor interne productieafdelingen of externe leveranciers.

• Inventaris: Beheer de voorraad (zowel intern als bij retailers), voer regelmatig fysieke inventarisaties uit en stem deze af op de boekhoudkundige waarde (in samenwerking met Finance).

• Beheer van douanerelaties en kwesties met accijnsverplichtingen.

• Procesoptimalisatie: Ontdek en implementeer kansen om de order-to-cash-cyclus te optimaliseren. Neem deel aan initiatieven voor voortdurende verbetering om efficiëntie en doeltreffendheid te verbeteren.

Skills en opleiding

• 1+ jaar relevante ervaring in een soortgelijke rol voor orderbeheer, bij voorkeur in FMCG.
• MBO- of HBO-diploma of equivalent.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om professioneel en empathisch met klanten om te gaan.
• Nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden, met het vermogen om te multitasken en tijd effectief te beheren.
• Teamspeler met het vermogen om positieve relaties op te bouwen tussen afdelingen. Positieve houding, aanpassingsvermogen en bereidheid om te leren en te groeien.
• Goede vaardigheden met Microsoft Office en ervaring met datasets en rapportgeneratie.
• Vloeiend in Nederlands en Engels, kennis van de Franse taal is een pluspunt.

Nice to have

• Kennis van Oracle JD Edwards.
• Kennis van Finance.

Aanbod

• Werken in een ambitieus internationaal FMCG-bedrijf.
• Salaris tussen 3300 - 3700 bruto per maand.
• 38 vakantiedagen (waarvan 13 ADV-dagen).
• Vergoeding van ziektekostenverzekering.
• Pensioenregeling.
• Deelname aan een bonussysteem.