Programmasecretaresse Gemeente

Over de functie

Vacature secretaresse Gemeente Almere | Soort contract: Parttime | Aantal uren: 10 uur per week verdeeld over 2/3 dagen in overleg, met de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken na een goed inwerktraject. | Start vacature: Per direct of zo snel mogelijk, en het contract is in eerste instantie tot eind 2024. | Salaris op basis van schaal 7 Gemeente CAO 2024: €2666,00 tot maximaal €3784,00 per 4 weken, op basis van 36 uur per week, afhankelijk van de kennis en ervaring die jij meebrengt.

Nu over de vacature en wat jij gaat doen:

• Ondersteunen van vier tot vijf programmalijnen binnen het programma, wat bijdraagt aan de groei en toekomst van Almere.
• Fungeren als het eerste aanspreekpunt voor één programmamanager en -secretaris.
• Beheren van de agenda van de programmamanager en assisteren bij zijn/haar werkzaamheden.
• Nauwe samenwerking met andere secretaresses, collega’s, opdrachtnemers, partners in de stad en binnen regionale en landelijke netwerken.
• Voorbereiden van (complexe) afspraken en ondersteunen bij het gebruik van nieuwe werkwijzen.
• Documentatie in het vergadersysteem en organisatie van interne en externe bijeenkomsten.
• Verantwoordelijkheid voor financiële administratie en opstellen van notulen en verslagen met actie- en besluitenlijsten.

Functie-eisen

Als secretaresse binnen dit programma ben jij de belichaming van ontzorgen en staat dienstverlening hoog in jouw vaandel. Jouw energieke persoonlijkheid, proactieve houding, integriteit en toewijding maken jou een waardevolle aanwinst voor ons team. Met jouw scherp gevoel voor detail en oog voor kwaliteit, weet je de juiste contacten op te bouwen en vlot je weg te vinden binnen de organisatie.

Je bent niet alleen een organisatorisch talent, maar ook een echte teamspeler die zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend functioneert. Dankzij jouw klantgerichtheid en vermogen om projectmatig te werken, lever je consistent hoogwaardige ondersteuning aan het programma. Je bent stressbestendig, flexibel en initiatiefrijk, en weet rust te bewaren, zelfs in de meest dynamische omgevingen.

Met jouw stevige karakter en bekendheid met de complexiteit van een grote, soms bureaucratische organisatie zoals de gemeente, ben je goed voorbereid om te gedijen in deze uitdagende rol. Je bent bedreven in hybride werken en kunt soepel schakelen tussen thuiswerken en regelmatig aanwezig zijn in het stadhuis.

Wat breng jij verder mee:

• Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Een afgeronde MBO4-opleiding, aangevuld met relevante opleiding(en) op het gebied van secretariële vaardigheden.
• Uitstekende vaardigheden in Microsoft Office.
• Kennis van zakelijke etiquette en het vermogen om vertrouwelijke informatie te behandelen.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit.

Over het bedrijf

Almere is binnen minder dan een halve eeuw getransformeerd van een leeg polderlandschap tot een stad met meer dan 200.000 inwoners, en de groei zet nog steeds door. Deze groei is echter nooit een doel op zich geweest; het gaat om de manier waarop deze groei kan bijdragen aan een nog betere en volwassenere stad. Almere wordt ontwikkeld als een aantrekkelijke, ondernemende en vitale tweede stad van de Metropoolregio Amsterdam.

Het Rijk, gemeente Amsterdam, Almere en de provincie Flevoland werken samen aan de uitvoering van de groeiopgave van Almere met het programma Almere 2.0. Dit programma investeert in de kwaliteiten van de stad, met als doel een plek te creëren waar inwoners trots op zijn, met plezier leven en zich kunnen ontplooien. Het Interim Bureau Almere (IBA) speelt hierin een essentiële rol door hoogwaardig programma-, proces-, project- en interim-management te leveren aan het concern Almere en haar partners. Hiermee draagt het bij aan de realisatie van het collegeprogramma en de verdere ontwikkeling en professionalisering van de gemeentelijke organisatie.

Met 128 professionals, zowel vast als interim, op het gebied van programma-, proces-, project- en interim-management, geeft het IBA sturing aan complexe multidisciplinaire en integrale vraagstukken. Daarbij wordt continu gewerkt aan de eigen professionaliteit en vakmanschap, zodat het IBA wordt gezien als dé expert op de genoemde gebieden en een belangrijke sparringpartner is voor het bestuur en de concerndirectie. Op de lange termijn streeft het IBA ernaar ook in de regio gewaardeerd te worden als een professioneel programma- en projectmanagementbureau.

Wat we bieden

Bij ons draait het om jouw geluk en voldoening in het werk dat je doet! Samen dragen we iedere dag, op onze eigen innovatieve en hartelijke wijze, bij aan een nog beter, duurzamer en toekomstbestendiger Almere. We zijn ervan overtuigd dat deze maatschappelijke impact energie geeft en werkplezier oplevert. Je krijgt de kans om dit alles te doen binnen een betrouwbaar en slagvaardig team, waar oog is voor jou als individu en jouw persoonlijke ambities.

Wat bieden we jou verder aan:

• Een uitdagende en dynamische werkomgeving binnen een inspirerende organisatie die zich inzet voor de toekomst van Almere.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken na een succesvol inwerktraject.
• Een contract tot eind 2024, vooralsnog.
• Een contract voor 10 uur per week.
• Een salaris op basis van schaal 7 Gemeente CAO 2024, €2666,00 t/m €3784,00 op basis van 36 uur per week , afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, ondersteund door trainingen en opleidingsmogelijkheden.
• Een prettige werksfeer waarin samenwerking en collegialiteit centraal staan.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een goed pensioen en ruime verlofregelingen.