Junior Programmasecretaris SEB

Gemeente Amsterdam


Datum: 1 week geleden
Stad: Amsterdam, Noord-Holland
Salaris: € 3.317 - € 4.752 per maand
Contract type: Voltijd
Gemeente Amsterdam
Uren per week 32-36 uur
Plaatsingdatum 02-04-2024
Vacaturenummer CA10040655
Werk- en denkniveau HBO
Salarisniveau € 3.317,- tot € 4.752,-
Sluitingsdatum 17-04-2024
Aantal fte 1
  • Vormgeven aan vernieuwend beleid voor grote evenementen zoals Amsterdam 750 jaar, Koningsdag, Keti Koti, de Pride en meer voor de gemeente Amsterdam
  • Bijdrage leveren aan de verbetering van de ervaring van zowel Amsterdammers als bezoekers tijdens grote evenementen
  • Naast het contact met ambtelijke netwerken en partners sta je ook in contact met externe stakeholders, zoals organisaties van grote evenementen, bewoners en actiegroepen

De functie

In de functie van Junior Programmasecretaris Stedelijk Evenementen Bureau (SEB) houdt jij je collega´s op de hoogte van alle bestuurlijke momenten en voorbereidingen voor de besluitvorming. Denk hierbij aan de staf evenementen of de staf van de burgemeester, de collegevergaderingen en de maandelijkse commissie- en raadsvergaderingen. Je neemt regelmatig deel aan het strategisch overleg met de beleidsadviseurs en het teamhoofd. Daarnaast behoort het notuleren van de staf evenementen tot je taken, maak je een besluitenlijst en in overleg met het teamhoofd worden alle acties uitgezet.

Als junior programma secretaris werk je nauw samen met de programmasecretaris bij het organiseren van alle zaken rondom bestuurlijke ondersteuning en besluitvorming, het voorbereiden van staven en het bijhouden van het administratieve systeem (ANDREAS). Ook bereidt je samen de commissie en raadsvergaderingen voor. Je helpt collega´s van het SEB met allerhande taken bij hun werk (notuleren, plannen van vergaderingen, reserveren van zalen etc.). Kortom; je bent een organisatorische duizendpoot die er plezier in heeft om anderen te ondersteunen in hun werk.

Dit doe je op een gemiddelde dag

  • Je neemt deel aan het teamoverleg waarin de werkzaamheden van de komende week worden besproken en waarin bekeken wordt welke zaken gezamenlijk kunnen worden opgepakt.
  • Je houdt de collega´s op de hoogte van alle bestuurlijke momenten en voorbereidingen voor de besluitvorming betreffende de staf evenementen of de staf van de burgemeester, de collegevergaderingen en de maandelijkse commissie- en raadsvergaderingen .
  • Je neemt deel aan het strategisch overleg met de beleidsadviseurs en het teamhoofd.
  • Voorbereiden van de annotaties en de bestuur mappen ten behoeve van de overleggen met de andere secretaris.
  • In overleg met de beleidsadviseurs help je, daar waar nodig, de projectmanagers bij het voorbereiden van de vergunning tafels, notuleer je en vergelijk je de acties.
  • Je gaat mee op pad voor een schouw, en soms blijf je op kantoor of thuis werken om bijvoorbeeld de algemene postbus van het evenementenbureau op te schonen.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het stedelijk evenementenbureau (SEB) is onderdeel van de directie Communicatie en heeft een spilfunctie in de regie rondom de (grote) evenementen in Amsterdam. Zowel in de uitvoering als in het beleid. Bij de uitvoering ligt de focus op de grote meest risicovolle evenementen zoals Koningsdag en bijvoorbeeld de Pride. Ook beheert het SEB het evenementenfonds voor subsidies aan organisatoren en maakt het SEB de jaarlijkse evenementenkalender.

Dit breng je mee

Voor deze functie Junior Programmasecretaris SEB beschik je over:

  • MBO /HBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal 1 jaar ervaring in een soortgelijke functie maar ook enthousiaste schoolverlaters worden uitgenodigd om te reageren.
  • Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
  • Goede beheersing van MS Office (Teams, Word, PPT, Excel).
  • Goed in plannen en organiseren; je plant vergaderingen, boekt ruimtes, houdt actielijsten bij, notuleert vergaderingen etc.

Aan competenties breng je mee:

  • Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
  • Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.
  • Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties.
  • Overtuigingskracht: Oefent, op basis van persoonlijk overwicht, invloed uit op mensen en situaties, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden. Communiceert ideeën duidelijk en stellig.

Dit bieden we jou

Als Junior Programmasecretaris SEB kom je ons 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

  • Een bruto maandsalaris van € 3.317,- tot € 4.752,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
  • Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
  • Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
  • Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
  • Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
  • Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
  • Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer, tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt en/of een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
  • Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
  • Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten
  • Een mobiele telefoon en een laptop

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

Solliciteren naar deze baan

  • Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 16 april 2024 via de ‘direct solliciteren’ button.
  • Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
  • Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
  • De selectieprocedure bestaat uit een cv/brief ronde en een gespreksronde
  • Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek
  • De gesprekken vinden fysiek plaats op Amstel 1 in Amsterdam
  • Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Hoe te solliciteren

Om op deze vacature te solliciteren, moet u machtigen op onze website. Als je nog geen account hebt, registreer je.

Plaats een CV

Vergelijkbare vacatures

Mechanical Team Lead

Arup, Amsterdam, Noord-Holland
2 dagen geleden
Arup, our innovative spirit compels us to express our ingenuity in unique ways — engineering, planning, designing, and consulting on many of the most renowned projects in the built environment. We aim to deliver technical excellence, innovation, and value to clients, while maintaining our core mission of shaping a better world. The firm opened its first office over 75 years...
Arup

Recruitment Business Partner

EIFFEL, Amsterdam, Noord-Holland
€ 3.000 - € 4.200 per maand
3 dagen geleden
Als Corporate Recruiter bouw jij op een van de belangrijkste plekken binnen EIFFEL mee aan de beste community van expertise & talent van Nederland. EIFFEL heeft de ambitie om de beste community van expertise & talent van Nederland te worden. Daarvoor hebben wij ruim 1000 Consultants in huis; experts op het gebied op van Legal, Finance, Data of Proces. Onze...
EIFFEL

Stagiair(e) PR en Social Media

Stage Entertainment, Amsterdam, Noord-Holland
4 dagen geleden
Stage Entertainment Nederland zoekt per augustus een gepassioneerde en gedreven stagiair(e) PR en Social Media! Wil jij deel uitmaken van de magie achter de schermen van twee grote nieuwe top musicals? Stage Entertainment, marktleider in musicalproducties, biedt een unieke kans om te werken aan de betoverende wereld van Moulin Rouge! De Musical en Disney Frozen. Als stagiair(e) werk je niet...
Stage Entertainment