Office manager Bestuur medische staf

OLVG


Datum: 2 weken geleden
Stad: Amsterdam, Noord-Holland
Salaris: € 2.391 - € 3.484 per maand
Contract type: Voltijd
OLVG

Over de functie

Het Bureau medische staf faciliteert het Bestuur medische staf en enkele stafcommissies door de organisatie van overleggen, webinars en het proces van besluitvorming. Binnen het bureau werk je in een team met je collega management assistent en de bestuurssecretaris waarbij je regelmatig afstemming hebt en je eigen takenpakket beheert. Het is een dynamische en professionele werkomgeving waarin je met veel medisch specialisten en het hoger management van het ziekenhuis schakelt. Servicegerichtheid, snelheid en flexibiliteit zijn dus van belang. Samen met de management assistent ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alle ondersteunende processen binnen het bestuur

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:
  • je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, waaronder ook complexe agendaplanning , en beheert verschillende digitale systemen en fora voor interne en externe communicatie. In afstemming met je collega management assistent zorgen jullie voor een goede taakverdeling in drukke tijden.
  • je fungeert als organisatorisch en secretarieel aanspreekpunt namens en voor het bestuur medische staf.
  • je organiseert verschillende vergaderingen, bereidt deze voor, zorgt voor verslaglegging en zet actiepunten uit.

Werkomgeving

Als office manager word je onderdeel van een open en benaderbaar team waarin een hoog niveau van professionaliteit en samenwerking heerst. Als office manager vorm je samen met de management assistent en de bestuurssecretaris, het Bureau medische staf. Met de management assistent vorm je een tandem ter ondersteuning en facilitering van het Bestuur medische staf, bestaande uit 7 medisch specialisten. Je hebt wekelijks overleg met de secretaris, voorzitter en vice voorzitter.

OLVG heeft twee hoofdlocaties waar het bureau medische staf afwisselend werkzaam is. Namens het Bestuur medische staf leg je verbinding met de gehele organisatie en in het bijzonder met de medische staf en de ondersteuning van de raad van bestuur. Het ziekenhuis is sterk in beweging en dat vraagt om flexibiliteit, deze flexibiliteit is ook nodig ten aanzien van de ondersteuning bij vergaderingen die in de vroege avond plaatsvinden (één á twee keer per kwartaal).

Functie-eisen

We bedenken het liefst hoe het nóg beter kan. Op eigen wijze en met elkaar. Daarom rekenen we op jouw nauwkeurigheid en organisatorisch vermogen om samen met je collega's elke dag weer de beste zorg te leveren. Daarnaast is communicatieve vaardigheid van groot belang, zowel in het afstemmen met het bestuur als in het onderhouden van contacten met verschillende partijen binnen en buiten het ziekenhuis. Ook flexibiliteit en een proactieve houding zijn onmisbaar, aangezien je te maken hebt met een dynamische omgeving waarin snel schakelen vereist is

Dit neem je ook mee:
  • MBO+ -werk en –denkniveau
  • Relevante ervaring in een secretarieel/ondersteunende functie
  • Ervaring met Microsoft Office programma's zoals Word, Excel en Outlook
  • Bekendheid met digitale systemen voor agendabeheer en documentatie, zoals Ibabs is een pré

Wij bieden

Werken bij OLVG betekent werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Een werkomgeving waar jij je optimaal kunt ontwikkelen. Want jouw wensen en ideeën doen ertoe. Zo doen we dat bij OLVG

Daarom bieden we jou:
  • minimaal €2.391,- en maximaal €3.484,- bruto per maand (fulltime) in FWG-schaal cao 40 ziekenhuizen. In juni volgt een CAO verhoging.
  • dienstverband voor de periode van één jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd
  • kostendekkende OV-reiskostenvergoeding
  • flexibele reiskostenregeling, waarbij jij iedere dag kunt kiezen welk vervoer jou het beste uitkomt
  • eindejaarsuitkering van ruim 8%
  • vakantiegeld van ruim 8%
  • 144 uur vakantieverlof
  • persoonlijk levensfasebudget van 57 uur verlof en de ruimte om te werken aan jouw eigen ontwikkelingswensen
  • pensioenregeling bij PFZW
  • voordeel op jouw ziektekostenpremie met onze collectieve ziektekostenverzekering. Kies uit IZZ of Zilveren Kruis Achmea
  • kortingen op verzekeringen en financiële diensten van Centraal Beheer Achmea
  • korting bij diverse lokale ondernemers, zoals eettentjes, cafés en sportcentra
  • onbeperkt toegang tot e-learnings en ons vitaliteitsprogramma
  • de keuze in arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zie ons OLVG Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden.
  • deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden
Deze arbeidsvoorwaarden zijn op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).

Hoe te solliciteren

Om op deze vacature te solliciteren, moet u machtigen op onze website. Als je nog geen account hebt, registreer je.

Plaats een CV

Vergelijkbare vacatures

Data Scientist

Agap2 - NL, Amsterdam, Noord-Holland
1 dag geleden
Amsterdam, Nederland Werknemer *For this position we are only considering applicants based in the Netherlands.* About us Agap2 is a European IT Consultancy, active in 14 countries with over 7.000 employees. Since 2014 we are based in the Netherlands with our Amsterdam office to provide our IT expertise to the Dutch market. Position As a Data Scientist at agap2 you...
Agap2 - NL

Sales and Marketing Coordinator (with Fluency in Dutch)

Disney, Amsterdam, Noord-Holland
4 dagen geleden
Sales and Marketing Coordinator (with Fluency in Dutch) Apply Later Job ID 10080743 Location Amsterdam, Netherlands / Amsterdam-Zuidoost, Netherlands Business Consumer Products Games & Publishing Date posted Feb. 27, 2024 Job Summary: In this role you’ll be supporting our Disney Consumer Products business. You help bringing our franchises into the everyday lives of families and fans through products – from...
Disney

Management Assistent

Secretary Plus, Amsterdam, Noord-Holland
€ 2.900 - € 3.800 per maand
5 dagen geleden
Wat je gaat doen Heb je al ervaring als management assistent (of in een vergelijkbare rol) en ben je klaar om de volgende stap in je carrière te zetten? Twijfel je nog over de exacte richting die je wilt inslaan? We staan klaar om met je te praten en je kansen te bespreken, zodat je weloverwogen de volgende stap kunt...
Secretary Plus