Management ondersteuner/Secretaresse bij Directie Noord-Afrika & Midden-Oosten

Functieomschrijving

Van puzzelen in complexe agenda’s tot collega’s wegwijs maken in de digitale werkomgeving. Als managementondersteuner ben jij, samen met je collega’s, verantwoordelijk voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van de directie Noord-Afrika en Midden-Oosten (DAM). Het kloppend hart van de directie dus!

Je ondersteunt in eerste instantie een managementteamlid (mt-lid) en twee van de vier clusters binnen DAM maar zal in de praktijk vaak breed worden ingezet voor de hele directie. Voor jou is een werkdag geslaagd als de managers aan het einde van de dag kunnen zeggen “Goh, wat heb ik een fijne en soepele werkdag gehad!.”

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Beheren (complexe) agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, en de verslaglegging hiervan.
• Verzorgen van logistiek rondom de ESA-activiteiten zoals lezingen, brainstorms en scenario-exercities binnen en buiten het Ministerie.
• Het plannen en administreren van dienstreizen.
• Het begeleiden van bezoekers zoals de in Den Haag geaccrediteerde ambassadeurs uit de DAM-regio.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s en medewerkers, waarbij je in staat bent de meest uiteenlopende vragen te beantwoorden of de beantwoording via de juiste weg te coördineren.

Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken en het wordt gewaardeerd als je initiatief neemt.

Een dag uit het leven van Managementondersteuner:
Vandaag is mijn vaste thuiswerkdag, ik pak een kopje koffie en start mijn tablet op. Ik begin de dag met het checken van de agenda’s van de MT leden, wat staat er voor vandaag en de komende week op het programma en kan ik nog iets betekenen voor deze afspraken. Zijn de vergaderzalen geboekt, is er catering gereserveerd, zijn de bezoekers aangemeld en is er hulp nodig voor het opzetten van een hybride vergadering zijn zaken die bij elke afspraak geregeld en afgestemd moeten worden. En als alles dan eenmaal geregeld is krijg ik een mailtje van de directeur dat alles gewijzigd moet worden want hij gaat onverwachts mee op dienstreis met de minister. Zo ben ik heel de ochtend bezig met puzzelen in complexe agenda’s, een uitdaging maar het is gelukt! Na de lunch help ik een collega met haar visumaanvraag naar Nairobi en zorg ik dat nieuwe collega’s wegwijs worden in de digitale werkomgeving. De rest van de middag werk ik onze contactgegevens en database bij van onze ambassades in het Midden-Oosten.

Functie-eisen

Organisatietalent, geduldig en secuur zijn woorden die bij jou passen. Ook in drukke periodes blijf je rustig en behoud jij het overzicht. Plannen en organiseren is een van jouw sterkste eigenschappen. Je bent goed in het stellen van prioriteiten en weet de balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit goed te bewaken. Verder:

• Heb je MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting.
• Heb je relevante ervaring met bovengenoemde taken, bij voorkeur ben je werkzaam geweest als managementondersteuner, -assistent of secretaresse.
• Zijn jouw digitale vaardigheden uitstekend. Je hebt ervaring met MS-Office, en je maakt nieuwe systemen je snel eigen.
• Beschik je over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift.

En even belangrijk is dat jij een gezellige collega bent, die graag samenwerkt en een positieve bijdrage levert aan de sfeer.

Ook als je niet aan alle functie-eisen voldoet, hoeft dat geen obstakel te vormen. We nodigen je uit te solliciteren, zodat we de mogelijkheden in een gesprek met je kunnen verkennen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau schaal 6 Salarisomschrijving Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring Maandsalaris Min €2.557 – Max. €3.190 (bruto) Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Contractduur 12 maanden Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een sollicitatiegesprek, een evt. klikgesprek, een selectieassessment en de taaltoetsen Nederlands en Engels. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek (B) maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in december.
  
  Als je start krijg je bij ons een jaarcontract, welke bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband.
  
  Ambities of raak je snel uitgekeken? Bij BZ hebben wij een overplaatsbare dienst. Dat wil zeggen dat (bijna) alle collega’s iedere paar jaar een andere functie, binnen een andere directie, gaan doen. De plaatsingsduur voor deze functie betreft maximaal 7 jaar. Daarna ga je aan de slag bij een nieuwe directie en/of in een nieuwe functie.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Noord Afrika en Midden Oosten (DAM) is een regiodirectie die de spil vormt van de betrekkingen van het Koninkrijk met de landen in de DAM-regio. DAM is hierbij verantwoordelijk voor het bewaken van de samenhang van het buitenlands beleid ten aanzien van afzonderlijke landen en de regio. DAM werkt onder meer voor de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en de Minister-President. Samen met de ambassades en consulten-generaal vormt DAM het expertisecentrum voor landen- en regiokennis over Noord-Afrika en het Midden- Oosten binnen het Rijk. De regio staat vaak in het brandpunt van de belangstelling, waardoor het werk soms hectisch kan zijn.

De werksfeer is open en informeel. Er wordt hard gewerkt, maar ook humor is belangrijk. In 2018 behaalde DAM in het Medewerkers tevredenheids onderzoek (MTO) de hoogste score van het hele departement in Den Haag. Daar wil jij dan toch ook komen werken?

DAM bestaat uit een MT, een managementondersteuningsteam (drie medewerkers, van wie een verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van het secretariaat) en ruim twintig medewerkers verdeeld over een viertal clusters: MOVP, Mashreq, Golf en Maghreb & Egypte. De werkwijze van DAM wordt gekenmerkt door een platte, informele en flexibele structuur. In het managementondersteuningsteam wordt intensief en plezierig samengewerkt.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Mark Versteden

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Rianne Walbeek