Managementassistent

Als managementassistent bij DMLVD coördineer je het secretariaat van de directeur Materieel, Leefomgeving, Materieel en Duurzaamheid en de afdelingshoofden. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en dienstvervoer en zorgt ervoor dat agendaproblemen opgelost worden en correspondentie op een correcte manier via het postregistratiesysteem aangeboden wordt. Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen. Daarnaast kun je, indien nodig, zorgdragen voor verslaglegging, notulering en archivering. Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving. Je bent in staat bezoekers te ontvangen en te woord te staan.

Je krijgt te maken met een mix van werkzaamheden en fungeert als contactpersoon voor verschillende bedrijfsvoering zaken zoals preventie en BHV, ICT (key-user), intranet, beveiligingsfunctionaris, hybride werken, boarding, stukkenstroom, etc. Je bent bereid eventuele aanvullende opleidingen hiervoor te volgen.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau

• Mbo-werk- en -denkniveau.
• Relevante werkervaring.

Kennis en ervaring

• Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen.
• Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Goede beheersing van programma's, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en overige standaardkantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement.
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• klantgericht
• stressbestendig
• plannen en organiseren
• organisatiegericht
• samenwerken
• integer
• leervermogen

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau schaal 6 Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op 38 uur per werkweek Maandsalaris Min €2.394 – Max. €3.221 (bruto) Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling Contractduur 2 jaar Minimaal aantal uren per week 38 Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%. Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

Hebt u nog niet het juiste veiligheidscreeningsniveau, houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
Het betreft een tijdelijke functie voor de duur van twee jaar met mogelijk uitzicht op een vast dienstverband.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Bestuursstaf bestaat uit, onder andere, de Defensiestaf, de Hoofddirectie Financiën en Control en het Directoraat Generaal Beleid (DGB).

De doelstelling van het DG Beleid (DGB) is het ondersteunen van de Directeur-Generaal als hoogste beleidsadviseur van de bewindspersonen in de Eerste en Tweede Kamer.
De Directie Materieel, Vastgoed, Leefomgeving en Duurzaamheid (DMLVD) is één van de negen directies van het DGB. De directie bestaat momenteel uit zo'n 60 VTE. De Directeur van DMLVD adviseert de DG-DGB en plaatsvervangende directeur DGB op het gebied van Materieel, Vastgoed, Ruimtelijke Ordening/Leefomgeving en Duurzaamheid. Zij stemt hiertoe af met de andere directies binnen het DGB, de andere hoofddirecties binnen de Bestuursstaf en met de commandanten van de Defensieonderdelen.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie uitvoeringscommando en het Commando Materieel en IT.

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het Defensie Uitvoeringscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (C-COMMIT) lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.