Personal Assistant

Opdrachtgever:
Paulussen Advocaten, opgericht in 1895, is een gerenommeerd advocatenkantoor met circa 45 medewerkers. Als full service advies- en procespraktijk bedient Paulussen Advocaten met name de Zuid-Nederlandse markt. Er wordt gewerkt vanuit 2 vestigingen, te weten Maastricht en Parkstad (Heerlen).

Voor de locatie te Maastricht, zijn wij op zoek naar een representatieve Personal Assistant die de advocaten van de praktijkgroep Vastgoed en Aanbestedingen gaat ondersteunen.

Het betreft een structurele functie voor 3 dagen per week, te weten op maandag, woensdag en donderdag. Indien gewenst kan er ook meer uren worden gewerkt. Bijvoorbeeld 4 of 5 dagen.

De standplaats is Maastricht, maar met name tijdens vakantieperiodes of ziekte kan het incidenteel voorkomen dat je ook op de locatie in Heerlen werkzaam bent.

Functie-informatie:
De Personal Assistant is verantwoordelijk voor het optimaal en servicegericht secretarieel ondersteunen van de advocaten, op het gewenste hoge niveau van dienstverlening binnen Paulussen Advocaten.

De werkzaamheden hebben onder meer betrekking op agendabeheer, dossieraanmaak, beheren en op orde houden van dossiers, telefonische contacten met derden (rechtbank, cliënten en wederpartijen), (kopieer)werkzaamheden aangaande (proces)stukken, postverwerking, opmaak van brieven en e-mails, bewaken en verwerken van termijnen, declareren, notuleren, deelname aan interne commissies, archiveren en ad hoc werkzaamheden van administratieve en organisatorische aard.

De Personal Assistant ondersteunt de advocaten en vervult daarin een actieve rol. Je bent de rechterhand van de advocaat en denkt mee en vooruit, met als doel om de advocaat zoveel mogelijk te ontlasten.

Paulussen Advocaten is één groot team. Vanuit die gedachte wordt de ondersteuning aan de advocaten en de samenwerking binnen het secretariaat vormgegeven door de Personal Assistant. Indien gevraagd worden er door de Personal Assistant zaken voor een andere advocaat opgepakt.
In geval van drukte roept de Personal Assistant zelf de ondersteuning in van andere collega’s.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding of andere relevante vooropleiding of gelijkwaardige ervaring;
• Relevante werkervaring als Personal Assistant (PA), Secretaresse, Officemanager, Management Assistant of vergelijkbaar;
• Een goede beheersing van Microsoft Office Word en bij voorkeur ook Excel;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Kennis van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je beschikt over een sterk dienstverlenende en proactieve houding (mee- en vooruit denken, behulpzaam, collegiaal, flexibel);
• Je bent zeer accuraat en gestructureerd, je kunt multitasken, weet prioriteiten te stellen en je weet overzicht over te uit te voeren werkzaamheden te houden;
• Je bent uiterst betrouwbaar en integer.

Aanbod:
Het betreft een dynamische en afwisselende functie in een informele en collegiale werksfeer bij een mensgericht advocatenkantoor. Er is weinig verloop en men zorgt goed voor de werknemers.

Het betreft een structurele functie voor 3 dagen per week. Je ontvangt direct een arbeidsovereenkomst bij Paulussen Advocaten. Het bruto maandsalaris is afhankelijk van leeftijd en werkervaring en ligt tussen de € 3.200,- en € 3.900,- bruto per maand op fulltime basis (40 uur per week). Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld, reiskostenvergoeding woon-werk € 0,21 cent per km, 27 vakantiedagen op fulltime basis en is er een pensioenregeling.

Paulussen Advocaten heeft er nadrukkelijk voor gekozen de werving en selectie voor deze positie uit te besteden aan Avance Matching Professionals. Wij vragen je enkel te solliciteren middels Avance Matching Professionals. Alleen kandidaten die via deze weg zijn aangebracht worden mee genomen in de selectie procedure.

Contactpersoon vacature

• 16-09-2023
• HBO

• Maastricht, Nederland
• Administratief